Współcześnie instytucje, zarówno te komercyjne, jak i użyteczności publicznej, muszą stawiać czoła wielu wyzwaniom związanym z zapewnieniem bezpieczeństwa i porządku. Jedną z możliwości wsparcia w tym zakresie jest ewidencja wejść i wyjść osób z terenu obiektu. Tradycyjne metody ręczne, takie jak księgi meldunkowe czy karty wejściowe, często okazują się niewystarczające, a dodatkowo są czasochłonnymi sposobami rejestracji. Czy są jakieś alternatywy?
Czym jest ewidencja wejść i wyjść
Ewidencja wejść i wyjść to system, który rejestruje informacje o tym, kto wchodzi na teren obiektu i go opuszcza, a także o godzinie wejścia i wyjścia. Może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.Jest ważna zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, ponieważ umożliwia weryfikację tożsamości osób wchodzących na teren firmy czy organizacji, monitorowanie dostępności zatrudnionych i przestrzeganie przepisów.
Bardzo często ma zastosowanie w firmach, gdzie może być używana do pomocy w śledzeniu czasu pracy podwładnych, kontroli dostępu do stref zastrzeżonych oraz zapobieganiu kradzieżom. Ponadto tego typu ewidencja może być używana do rejestrowania odwiedzających, monitorowania liczby osób przebywających w budynku w celach bezpieczeństwa oraz zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi do danych stref przez kontrahentów czy dostawców. Rejestracja osób wchodzących i wychodzących często wykorzystywana jest także w szkołach do odnotowywania obecności uczniów i personelu, zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi do budynku oraz poprawie bezpieczeństwa.
Dlaczego prowadzi się ewidencję?
Istnieje wiele powodów, dla których coraz więcej instytucji decyduje się na wdrożenie i prowadzenie rejestr wejść i wyjść. Jednym z ważniejszych jest wspomniane wcześniej zwiększenie bezpieczeństwa. Ewidencja wejść może pomóc w identyfikacji osób, które mają prawo wstępu do obiektu i uniemożliwić dostęp nieuprawnionym, co sprawdza się jako metoda zapobiegania kradzieżom, wandalizmowi i innym przestępstwom. Gdy jednak dojdzie do incydentu, system może pomóc w ustaleniu, kto był w danym miejscu o określonej godzinie, a co za tym idzie zweryfikowaniu potencjalnych sprawców czy świadków. Ponadto dzięki ewidencji, w przypadku pożaru lub innego zdarzenia awaryjnego, ułatwione jest ustalenie, kto aktualnie przebywa w budynku i usprawnienie ewakuacji.
Warto także zwrócić uwagę na ulepszenie i zoptymalizowanie zarządzania personelem, na które pozwala ewidencja wyjść służbowych i prywatnych. Często wykorzystywana jest do sprawdzania, czy zatrudnieni są obecni w pracy i kiedy się z niej zwalniają. Może to pomóc w identyfikowaniu problemów z dyscypliną pracy i niezgłaszanych przez pracowników absencji. Sprawdza się także jako rozwiązanie pomocnicze do śledzenia czasu pracy, może ułatwić naliczanie wynagrodzeń i monitorowanie nadgodzin.
Warto podkreślić, że w niektórych przypadkach prowadzenie ewidencji wejść i wyjść może być wymagane prawem. Na przykład, firmy produkujące towary podlegające kontroli mogą być zobowiązane do rejestrowania ruchu towarów oraz osób wchodzących i wychodzących z obiektu. Dodatkowo system ten może być używany do zbierania danych o liczbie osób odwiedzających obiekt, ich pochodzeniu i godzinach szczytu. Informacje te mogą być wykorzystane do poprawy jakości usług, planowania przyszłych inwestycji i podejmowania innych decyzji biznesowych.
Jak ewidencjonować wejścia i wyjścia pracowników?
Aktualnie metody ewidencjonowania wejść i wyjść pracowników można podzielić na 2 rodzaje: tradycyjne oraz elektroniczne. Pierwsza z nich to najprostsza metoda, która polega na ręcznym wpisywaniu danych do zeszytu. Podwładni podają swoje imię i nazwisko, godzinę wejścia i wyjścia, a także ewentualnie cel wyjścia. Funkcjonować może także karta meldunkowa pobierana przez zatrudnionych po przyjściu do pracy, na której wpisują swoje imię i nazwisko, godzinę wejścia i oddają ją przy wyjściu z pracy.
W metodzie elektronicznej wykorzystuje się zaawansowane technologiczne rozwiązania — karty magnetyczne, breloki lub inne identyfikatory do rejestrowania wejść i wyjść podwładnych. Urządzenia do odczytu danych identyfikacyjnych (czytniki kontroli dostępu) połączone są z programem komputerowym, który automatycznie generuje raporty z obecnościami pracowników. Odbijanie kart w pracy i inne elektroniczne metody mają wiele przewag nad analogową ewidencją wyjść w godzinach pracy oraz poza nimi, m.in.: oszczędność czasu, dokładność zapisów, bezpieczeństwo przechowywania danych, brak ryzyka utraty informacji na skutek kradzieży czy pożarów, a także wygoda. Z drugiej jednak strony wymaga większej inwestycji, a także są podatne na ewentualne cyberataki.
Jak ewidencjonować wejścia i wyjścia gości?
Osobną kwestią w rejestrowaniu wejść i wyjść jest obsługa gości. Tutaj również skorzystać można z analogowych metod, takich jak księga gości w formie zeszytu czy karty meldunkowe do wypełnienia i podpisania, które otrzymują goście, a po ich wizycie są zbierane i przechowywane przez obiekt. Coraz częściej zastosowanie do zarządzania gośćmi mają jednak metody elektroniczne. Zaawansowane systemy pozwalają przybyłym samodzielnie za pomocą samoobsługowych infokiosków lub przy kontuarze recepcyjnym zarejestrować swoje przyjście. Oprogramowanie automatycznie rejestruje dane, takie jak: imię, nazwisko, firmę (jeśli dotyczy) oraz datę i godzinę przyjścia. Możliwy jest ich eksport do pliku CSV lub bazy danych. Systemy rejestracji gości mogą być zintegrowane z innymi rozwiązaniami zabezpieczającymi na terenie nieruchomości, co ułatwia śledzenie ruchu na terenie obiektu. W niektórych przypadkach wykorzystuje się także własną aplikację mobilną obiektu do rejestrowania się przez gości. Może ona dodatkowo zawierać inne funkcje, takie jak mapa obiektu, informacje o atrakcjach i udogodnieniach oraz możliwość zamawiania usług.
Ewidencjonowanie wejść i wyjść a obowiązek informacyjny
Prowadzenie ewidencji wejść i wyjść osób z terenu obiektu wiąże się dla administratora danych osobowych z obowiązkiem wynikającym z przepisów ustawy RODO. Oznacza to, że administrator musi poinformować osoby, których dane są przetwarzane, m.in. o:
- celu przetwarzania danych (np. zapewnienie bezpieczeństwa obiektu, monitorowanie liczby osób odwiedzających),
- podstawie prawnej przetwarzania danych,
- odbiorcach danych (np. służby ochrony),
- okresie przechowywania danych (np. do czasu nagrania z monitoringu zostanie nadpisane),
- prawie do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
- prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
- prawie do przenoszenia danych,
- prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych powinna być przekazana w sposób jasny, zrozumiały i łatwo dostępny. Najlepszym sposobem jest umieszczenie klauzuli do podpisania w formularzu rejestracyjnym. Można to również zrobić ustnie, ale wówczas należy upewnić się, że dana osoba została poinformowana o wszystkich wyżej wymienionych kwestiach.
Trzeba pamiętać, że obowiązek informacyjny jest tylko jednym z obowiązków administratora danych osobowych, musi również przestrzegać innych przepisów RODO, takich jak zasada minimalizacji danych, dokładności danych i rozliczalności.
Zalety elektronicznej ewidencji
Elektroniczna ewidencja wyjść i wejść pracowników oraz gości jest coraz częściej wybierana nie tylko przez ogromne korporacje, ale i mniejsze firmy. Wynika to z faktu, że inwestycja ta pozwala na oszczędność czasu i pieniędzy. Elektroniczne systemy automatyzują wiele zadań związanych z ewidencjonowaniem ruchu w obiekcie, takich jak rejestrowanie danych osób wchodzących i wychodzących, generowanie raportów i kontrola dostępu. Są także mniej podatne na błędy niż ręczne metody rejestrowania wejść i wyjść. Może to prowadzić do oszczędności pieniędzy związanych z korektami danych i sporami.Kolejnym ważnym aspektem jest poprawa bezpieczeństwa. Elektroniczne systemy kontroli wejść i wyjść umożliwiają łatwy dostęp do danych o migracji osób. Ułatwia to monitorowanie ruchu na terenie obiektu, identyfikowanie potencjalnych zagrożeń i zapobieganie im. W przypadku incydentu, np. pożaru lub włamania, elektroniczne systemy ułatwiają szybką identyfikację osób, które znajdowały się w obiekcie w danym czasie.Rejestr wejść i wyjść w oprogramowania jest zwykle łatwy w użyciu zarówno dla zatrudnionych, jak i gości, a możliwość dopasowania do potrzeb zwiększa jego funkcjonalność i usprawnia działanie administratorów, recepcji czy ochrony, a także pracowników i gości.Ewidencjonowanie wejść i wyjść zatrudnionych i gości to istotny element zapewniający bezpieczeństwo i porządek w każdym obiekcie. Nowoczesne technologie oferują szereg rozwiązań, które usprawniają ten proces i zapewniają wiele dodatkowych korzyści. Elektroniczne systemy kontroli dostępu i rejestracji ruchu w obiekcie stają się coraz popularniejsze, oferując większą wygodę, dokładność i funkcjonalność niż tradycyjne metody ręczne.
