Ewidencja czasu pracy to proces rejestrowania i monitorowania godzin przepracowanych przez pracowników w danym okresie, a także dokument, który zawiera informacje o czasie pracy konkretnej osoby. Jest istotna zarówno dla pracodawców, którzy muszą kontrolować czas pracy swoich podwładnych, jak i dla pracowników, którzy chcą mieć jasny obraz tego, ile czasu spędzają na pracy.
Ewidencja czasu pracy pracownika powinna zawierać następujące informacje:
Ewidencjonowanie czasu pracy można prowadzić na różne sposoby, w zależności od potrzeb i specyfiki danej firmy. Co do zasady wyróżnia się jednak 2 metody. Pierwsza z nich to tradycyjne karty czasu, które są wypełnianie własnoręcznie przez pracowników. Druga z nich to elektroniczna ewidencja czasu pracy, która polega na prowadzeniu np. miesięcznej ewidencji czasu pracy w systemie informatycznym. Oprogramowanie takie powinno zapewniać możliwość rejestrowania przepracowanych godzin, a także generowania raportów dotyczących czasu pracy. Wykorzystane mogą być tu systemy czasu i obecności, aplikacje mobilne, jak i oprogramowanie do zarządzania czasem, które działają jako ewidencja czasu pracy online, a pracownicy samodzielnie wprowadzają w nich czas przeznaczony na poszczególne działania.
Warto podkreślić, że papierowa ewidencja czasu pracy jest prostsza w prowadzeniu, ale może być mniej dokładna, ponieważ jest podatna na błędy ludzkie, fałszowanie ewidencji czasu pracy oraz zaniedbania pracowników w tym zakresie.
Tak jak wspomniano wcześniej, program do ewidencji godzin pozwala na prowadzenie ewidencji czasu pracy w systemie informatycznym. Jest wygodnym i dokładnym sposobem ewidencjonowania przepracowanych godzin. Ewidencja czasu pracy w wersji elektronicznej może zapewniać dodatkowe funkcje, które ułatwiają pracodawcy zarządzanie czasem pracy pracowników, takie jak np. generowanie raportów.
Zapisywanie czasu pracy w systemie ewidencji czasu pracy może odbywać się na różne sposoby:
Warto jeszcze raz podkreślić, że elektroniczna ewidencja czasu pracy jest dokładniejsza niż ewidencja papierowa, ponieważ system informatyczny automatycznie rejestruje czas pracy pracownika. Może być także łatwiejsza w prowadzeniu niż ta analogowa, ponieważ nie wymaga od pracownika regularnego wypełniania karty ewidencji czasu pracy.
dane identyfikacyjne pracownika
okres, dla jakiego prowadzona jest ewidencja
godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
suma przepracowanego czasu w danym okresie
nadgodziny
ewidencja spóźnień i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy
generowanie raportów
integracja z programem kadrowo-płacowym
Uproszczona ewidencja czasu pracy to dokument, który zawiera mniej informacji niż standardowa ewidencja czasu pracy pracowników. W szczególności, nie ma w niej danych na temat godzin przepracowanych w porze nocnej, nadliczbowych oraz dyżurach.
Zgodnie z Kodeksem Pracy, ewidencja uproszczona może być prowadzona dla pracowników, którzy:
Ewidencja czasu pracy pracowników jest istotnym elementem zarządzania personelem w przedsiębiorstwach. Istnieje kilka powodów, dla których jest to konieczne. Przede wszystkim, pozwala ona pracodawcy na rzetelne obliczenie wysokości wynagrodzenia należnego pracownikowi. Dzięki niej zatrudniający może uniknąć ewentualnych błędów w wypłatach, które czasem prowadzą do sporów z pracownikami. Co ważne, zgodnie z postanowieniami artykułu 149 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek rejestrować czas pracy pracownika w celu dokładnego określenia jego wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą.
Ponadto, ewidencja czasu pracy jest niezbędna do kontroli przestrzegania przez pracowników przepisów prawa pracy dotyczących czasu pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy, przeciętny czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin na tydzień. Ewidencja pozwala na monitorowanie czasu pracy pracowników i w razie potrzeby podjęcie odpowiednich działań, wvcelu zapewnienia pracownikom odpowiedniego wypoczynku, a także udowodnienie przed organami kontrolnymi braku nadużyć w tym zakresie.
W każdym przedsiębiorstwie monitorowanie czasu pracy pozwala ocenić, jak efektywnie pracownicy wykorzystują czas. To może pomóc zidentyfikować obszary, w których można wprowadzić ulepszenia, zoptymalizować procesy lub dostosować rozkład pracy do możliwości. Dodatkowo ewidencja czasu pracy dostarcza danych, które można wykorzystać do raportowania i audytów. To ułatwia kontrolę zgodności z przepisami prawa, audyty wewnętrzne i zewnętrzne, a także monitorowanie postępów w zakresie celów organizacyjnych.
Ostatnim powodem, dla którego ewidencja czasu pracy jest konieczna, jest ochrona praw pracowników. Ewidencja czasu pracy może być wykorzystywana przez pracowników do dochodzenia swoich praw w razie naruszenia przepisów prawa pracy dotyczących czasu pracy. Na przykład, pracownik, który uważa, że został zatrudniony w nielegalnym systemie pracy, może wykorzystać ewidencję czasu pracy do udowodnienia, że pracował ponad obowiązujące normy czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy bazująca na urządzeniach Rosslare to rozwiązanie, które doskonale sprawdzi się we wszystkich firmach oraz organizacjach publicznych potrzebujących programów do ewidencji czasu pracy prostych w obsłudze, intuicyjnych, które zawiera wszystkie niezbędne funkcje. Przede wszystkim pozwala to na automatyczną rejestrację czasu pracy pracowników oraz błyskawiczne i efektywne sprawdzanie czasu wejścia i wyjścia konkretnej osoby z firmy. Zdarzenia są zapisywane za pomocą czytnika zamontowanego w przedsiębiorstwie, gdzie autoryzację można uzyskać np. poprzez kod PIN lub kartę zbliżeniową.
Aby ułatwić analizę danych, nasz program do ewidencji godzin umożliwia generowanie czytelnego raportu, skracając czas potrzebny do uzyskania informacji na temat godzin pracy danego pracownika lub grupy podwładnych. Zdarzenia w systemie mogą być modyfikowane, usuwane i dodawane przez osoby uprawnione, co jest szczególnie przydatne w przypadku pracowników wykonujących obowiązki w delegacji lub w przypadku nieprawidłowego potwierdzenia obecności w miejscu pracy przez daną osobę.
Program do liczenia godzin pracy współpracujący z urządzeniami Rosslare może być skutecznie wdrażany w różnych rodzajach przedsiębiorstw, niezależnie od branży oraz formy zatrudnienia: umowa o pracę, zlecenie czy współpraca B2B. Najczęściej korzystają z niej mniejsze firmy oraz przedsiębiorstwa, które już posiadają system ERP z modułami kadrowymi, ale potrzebują monitorować tabele godzin pracy oraz czas przebywania pracowników na obiekcie.
Tego typu program do ewidencji czasu pracy pracowników jest powszechnie wykorzystywany przez menedżerów, kierownictwo oraz właścicieli firm, którzy chcą łatwo i szybko kontrolować obecność pracowników, ich punktualność i sprawdzać, czy nie opuszczają miejsca pracy przed czasem.
Obowiązek ten spoczywa na każdym pracodawcy, niezależnie od tego, ile osób zatrudnia. Nawet dla jednego pracownika wymagana jest indywidualna ewidencja czasu pracy.
© 2023 AutoID, Wszelkie prawa zastrzeżone
