Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to proces rejestrowania i monitorowania godzin przepracowanych przez pracowników w danym okresie, a także dokument, który zawiera informacje o czasie pracy konkretnej osoby. Jest istotna zarówno dla pracodawców, którzy muszą kontrolować czas pracy swoich podwładnych, jak i dla pracowników, którzy chcą mieć jasny obraz tego, ile czasu spędzają na pracy.

Ewidencja czasu pracy pracownika powinna zawierać następujące informacje:

  • tabelę godzin pracy wraz z dokładnymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • ewidencję spóźnień,
  • liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • liczbę godzin nadliczbowych,
  • liczbę godzin dyżuru wraz z dokładnym czasem rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsca jego pełnienia,
  • rodzaj oraz wymiar nieobecności w pracy, dni wolnych od pracy.
Systemy ewidencji czasu pracy

Systemy ewidencji czasu pracy

Ewidencjonowanie czasu pracy można prowadzić na różne sposoby, w zależności od potrzeb i specyfiki danej firmy. Co do zasady wyróżnia się jednak 2 metody. Pierwsza z nich to tradycyjne karty czasu, które są wypełnianie własnoręcznie przez pracowników. Druga z nich to elektroniczna ewidencja czasu pracy, która polega na prowadzeniu np. miesięcznej ewidencji czasu pracy w systemie informatycznym. Oprogramowanie takie powinno zapewniać możliwość rejestrowania przepracowanych godzin, a także generowania raportów dotyczących czasu pracy. Wykorzystane mogą być tu systemy czasu i obecności, aplikacje mobilne, jak i oprogramowanie do zarządzania czasem, które działają jako ewidencja czasu pracy online, a pracownicy samodzielnie wprowadzają w nich czas przeznaczony na poszczególne działania.

 

Warto podkreślić, że papierowa ewidencja czasu pracy jest prostsza w prowadzeniu, ale może być mniej dokładna, ponieważ jest podatna na błędy ludzkie, fałszowanie ewidencji czasu pracy oraz zaniedbania pracowników w tym zakresie.

Ewidencja czasu pracy w wersji elektronicznej

Tak jak wspomniano wcześniej, program do ewidencji godzin pozwala na prowadzenie ewidencji czasu pracy w systemie informatycznym. Jest wygodnym i dokładnym sposobem ewidencjonowania przepracowanych godzin. Ewidencja czasu pracy w wersji elektronicznej może zapewniać dodatkowe funkcje, które ułatwiają pracodawcy zarządzanie czasem pracy pracowników, takie jak np. generowanie raportów.

Zapisywanie czasu pracy w systemie ewidencji czasu pracy może odbywać się na różne sposoby:

  • karty zbliżeniowe,
  • kody PIN,
  • NFC,
  • Beacony.

Warto jeszcze raz podkreślić, że elektroniczna ewidencja czasu pracy jest dokładniejsza niż ewidencja papierowa, ponieważ system informatyczny automatycznie rejestruje czas pracy pracownika. Może być także łatwiejsza w prowadzeniu niż ta analogowa, ponieważ nie wymaga od pracownika regularnego wypełniania karty ewidencji czasu pracy.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy pracowników?

dane identyfikacyjne pracownika

okres, dla jakiego prowadzona jest ewidencja

godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy

suma przepracowanego czasu w danym okresie

nadgodziny

ewidencja spóźnień i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy

generowanie raportów

integracja z programem kadrowo-płacowym

Ewidencja uproszczona

Uproszczona ewidencja czasu pracy to dokument, który zawiera mniej informacji niż standardowa ewidencja czasu pracy pracowników. W szczególności, nie ma w niej danych na temat godzin przepracowanych w porze nocnej, nadliczbowych oraz dyżurach.

Zgodnie z Kodeksem Pracy, ewidencja uproszczona może być prowadzona dla pracowników, którzy:

  • pracują w zadaniowym systemie czasu pracy,
  • zarządzają firmą w imieniu pracodawcy,
  • otrzymujący ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub porze nocnej.

Ewidencja czasu pracy pracowników — dlaczego jest konieczna?

Ewidencja czasu pracy pracowników jest istotnym elementem zarządzania personelem w przedsiębiorstwach. Istnieje kilka powodów, dla których jest to konieczne. Przede wszystkim, pozwala ona pracodawcy na rzetelne obliczenie wysokości wynagrodzenia należnego pracownikowi. Dzięki niej zatrudniający może uniknąć ewentualnych błędów w wypłatach, które czasem prowadzą do sporów z pracownikami. Co ważne, zgodnie z postanowieniami artykułu 149 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek rejestrować czas pracy pracownika w celu dokładnego określenia jego wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą.

 

Ponadto, ewidencja czasu pracy jest niezbędna do kontroli przestrzegania przez pracowników przepisów prawa pracy dotyczących czasu pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy, przeciętny czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin na tydzień. Ewidencja pozwala na monitorowanie czasu pracy pracowników i w razie potrzeby podjęcie odpowiednich działań, wvcelu zapewnienia pracownikom odpowiedniego wypoczynku, a także udowodnienie przed organami kontrolnymi braku nadużyć w tym zakresie.

 

W każdym przedsiębiorstwie monitorowanie czasu pracy pozwala ocenić, jak efektywnie pracownicy wykorzystują czas. To może pomóc zidentyfikować obszary, w których można wprowadzić ulepszenia, zoptymalizować procesy lub dostosować rozkład pracy do możliwości. Dodatkowo ewidencja czasu pracy dostarcza danych, które można wykorzystać do raportowania i audytów. To ułatwia kontrolę zgodności z przepisami prawa, audyty wewnętrzne i zewnętrzne, a także monitorowanie postępów w zakresie celów organizacyjnych.

 

Ostatnim powodem, dla którego ewidencja czasu pracy jest konieczna, jest ochrona praw pracowników. Ewidencja czasu pracy może być wykorzystywana przez pracowników do dochodzenia swoich praw w razie naruszenia przepisów prawa pracy dotyczących czasu pracy. Na przykład, pracownik, który uważa, że został zatrudniony w nielegalnym systemie pracy, może wykorzystać ewidencję czasu pracy do udowodnienia, że pracował ponad obowiązujące normy czasu pracy.

Wybierz program do liczenia godzin pracy

Ewidencja czasu pracy bazująca na urządzeniach Rosslare to rozwiązanie, które doskonale sprawdzi się we wszystkich firmach oraz organizacjach publicznych potrzebujących programów do ewidencji czasu pracy prostych w obsłudze, intuicyjnych, które zawiera wszystkie niezbędne funkcje. Przede wszystkim pozwala to na automatyczną rejestrację czasu pracy pracowników oraz błyskawiczne i efektywne sprawdzanie czasu wejścia i wyjścia konkretnej osoby z firmy. Zdarzenia są zapisywane za pomocą czytnika zamontowanego w przedsiębiorstwie, gdzie autoryzację można uzyskać np. poprzez kod PIN lub kartę zbliżeniową.

 

Aby ułatwić analizę danych, nasz program do ewidencji godzin umożliwia generowanie czytelnego raportu, skracając czas potrzebny do uzyskania informacji na temat godzin pracy danego pracownika lub grupy podwładnych. Zdarzenia w systemie mogą być modyfikowane, usuwane i dodawane przez osoby uprawnione, co jest szczególnie przydatne w przypadku pracowników wykonujących obowiązki w delegacji lub w przypadku nieprawidłowego potwierdzenia obecności w miejscu pracy przez daną osobę.

 

Program do liczenia godzin pracy współpracujący z urządzeniami Rosslare może być skutecznie wdrażany w różnych rodzajach przedsiębiorstw, niezależnie od branży oraz formy zatrudnienia: umowa o pracę, zlecenie czy współpraca B2B. Najczęściej korzystają z niej mniejsze firmy oraz przedsiębiorstwa, które już posiadają system ERP z modułami kadrowymi, ale potrzebują monitorować tabele godzin pracy oraz czas przebywania pracowników na obiekcie.

 

Tego typu program do ewidencji czasu pracy pracowników jest powszechnie wykorzystywany przez menedżerów, kierownictwo oraz właścicieli firm, którzy chcą łatwo i szybko kontrolować obecność pracowników, ich punktualność i sprawdzać, czy nie opuszczają miejsca pracy przed czasem.

FAQ - najczęściej zadawane pytania​

To systematyczne rejestrowanie i monitorowanie czasu, który pracownicy poświęcają na wykonywanie pracy. Stanowi narzędzie zarządzania personelem umożliwiające śledzenie czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerw, nadgodzin oraz innych zdarzeń związanych z czasem przebywania pracownika w miejscu pracy.
Powinna być prowadzona w sposób rzetelny i zgodny z przepisami prawa pracy. Pracodawca ma wybór, w jakiej formie będzie prowadzić ewidencję czasu pracy: papierowa bądź elektroniczna.
Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję czasu pracy, przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po jego ustaniu (rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy). Zasada ta dotyczy wszystkich pracowników, niezależnie od ich wymiaru czasu pracy i rodzaju umowy. Dokumentacja powinna być przechowywana w bezpiecznym miejscu, w którym nie będzie narażona na zniszczenie lub utratę.
Rozliczanie czasu pracy to proces polegający na ustaleniu, czy pracownik przepracował odpowiednią liczbę godzin, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Przydatne w tym procesie są narzędzia do elektronicznego ewidencjonowania liczby przepracowanych godzin.

Obowiązek ten spoczywa na każdym pracodawcy, niezależnie od tego, ile osób zatrudnia. Nawet dla jednego pracownika wymagana jest indywidualna ewidencja czasu pracy.

Prawo nie określa, za jaki okres powinna być prowadzona tego typu ewidencja, najpopularniejszym w Polsce systemem jest miesięczny.
Tak, jest obowiązkowa dla każdego pracodawcy, niezależnie od tego, ile osób zatrudnia. Wynika to z art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika, w celu prawidłowego ustalania wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą.
Nie, danych dotyczących czasu pracy nie trzeba drukować. Zgodnie z polskim prawem, ewidencja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.
Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji w stosunku do pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy może skutkować grzywną w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł nałożoną przez Państwową Inspekcję Pracy.