Najlepszy program do liczenia godzin pracy, czyli jaki?

Efektywne zarządzanie czasem pracy jest kluczowe dla sukcesu każdego przedsiębiorstwa. Rzetelna ewidencja godzin przepracowanych przez pracowników jest nie tylko niezbędna do prawidłowego naliczania wynagrodzeń, ale także pozwala na optymalizację procesów i zwiększenie produktywności. Na rynku dostępne jest wiele programów do liczenia godzin pracy, jednak znalezienie odpowiedniego narzędzia może być wyzwaniem. W tym artykule przedstawimy przydatne funkcje programów do liczenia godzin pracy i podpowiemy, jak wybrać program najlepiej odpowiadający potrzebom firmy, aby był dla niej realnie „najlepszy”.

Spis treści:

Jak działa program do liczenia godzin pracy?

Program do ewidencjonowania i liczenia godzin umożliwia pracownikom rejestrowanie czasu pracy poprzez wprowadzanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz przerw, jeśli są wymagane. Może to być wykonywane poprzez ręczne podawanie danych do systemu lub dzięki wykorzystaniu zautomatyzowanych rozwiązań.
Pozyskanie rzetelnych danych przez program do liczenia godzin pracy aktualnie opiera się na 3 fundamentach:
  • aplikacje do mierzenia czasu pracy, które mogą śledzić czas pracy w tle, wykorzystując do tego, np. stoper, GPS, integrację z kalendarzem;
  • czytniki RFID — pracownicy mogą rejestrować czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także przerwy, przy użyciu kart RFID i czytników RCP; jest to prosty proces polegający na zbliżeniu narzędzia autoryzacyjnego (karty lub breloka) w momencie rozpoczęcia i zakończenia pracy, a dane o czasie zdarzeń przekazywane są do systemu agregującego informacje;
  • Beacony (bikony), czyli małe urządzenia Bluetooth, które wysyłają sygnały radiowe do pobliskich czytników i pozwalają na automatyczne rejestrowanie czasu pracy; sygnał zawiera unikalny identyfikator Beaconu oraz inne dane, np. jego lokalizację.
Oprogramowanie na podstawie wprowadzonych danych pozwala na obliczanie czasu pracy dla każdego pracownika w określonym okresie, na przykład tygodniowo lub miesięcznie. Może również uwzględniać inne aspekty związane z rejestracją czasu pracy, takie jak nadgodziny, dni wolne czy urlopowe.

Bardzo ważną funkcją programu do liczenia godzin pracowników jest generowanie raportów dotyczące czasu pracy, które stanowią przydatne rozwiązania dla HR. Mogą zawierać informacje takie jak liczba przepracowanych godzin, nadgodziny, dni wolne, urlopy czy nawet analizę efektywności pracy.

Rodzaje programów do liczenia godzin pracowników

Aplikacje do mierzenia czasu pracy (program do liczenia godzin pracy online) są jednym z typów programów do obliczania czasu pracy pracowników. Umożliwiają rejestrowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy za pomocą smartfonów lub tabletów. Dodatkowo mogą korzystać z funkcji GPS do potwierdzenia lokalizacji w przypadku pracy zdalnej albo w terenie, a także mogą być synchronizowane z innymi funkcjami, takimi jak zarządzanie zadaniami czy harmonogramami pracy.
Na rynku dostępne jest także kompleksowe oprogramowanie do zarządzania czasem pracy, które pozyskuje dane z czytników na karty zbliżeniowe czy kod PIN. Są zaprojektowane do monitorowania, rejestrowania i zarządzania czasem pracy pracowników. Oferują funkcje takie jak rejestracja czasu pracy, która pozwala dokładnie mierzyć przepracowane godziny w ciągu dnia pracy, zarządzanie urlopami i nieobecnościami, grafikami, szkoleniami, generowanie raportów czasu pracy (w tym kart czasu pracy oraz listy obecności pracowników) i wiele innych. Co ważne, dzięki możliwości dopasowanie do potrzeb może obsługiwać różne systemy czasu pracy.
Kolejnym rozwiązaniem są platformy chmurowe do zarządzania personelem. Zazwyczaj oferują szeroki zakres funkcji, podobnych do wczesnej wskazanych w klasycznym oprogramowaniu. Wyróżnia je jednak to, że pozwalają użytkownikom na dostęp do zasobów obliczeniowych, pamięci masowej i sieciowej przez Internet. Można z nich korzystać zdalnie, z każdego miejsca z dostępem do sieci i z dowolnego urządzenia.
Technologia chmurowa
Dla firm poszukujących elastycznych rozwiązań istnieje także oprogramowanie open source do liczenia godzin pracy. Może być to program do liczenia godzin pracy online, jak i instalowany na firmowych komputerach. Pozwala to na dostosowanie funkcji i integracji do indywidualnych potrzeb firmy.
Ostatecznie wybór programu do liczenia godzin pracy zależy od indywidualnych czynników. Jakie są najważniejsze, na jakie aspekty zwrócić uwagę podczas wyboru rozwiązania do rejestrowania godzin pracowników w firmie?

Jaki program do zapisywania godzin pracy?

Program do liczenia godzin pracy pracowników stanowi fundament działania firmy, jej funkcjonowania zarówno w otoczeniu wewnętrznym, jak i zewnętrznym. Przed rozpoczęciem weryfikacji dostępnych na rynku rozwiązań, bardzo ważne jest, aby zastanowić się, jakie są główne cele korzystania z takiego narzędzia. Monitorowanie czasu pracy, kontrolowanie nadgodzin, a może analiza wydajności zespołów? Jasne określenie potrzeb z pewnością ułatwi znalezienie najlepszego programu. Gdy są ustalone, można przejść do analizy dostępnych rozwiązań. Najważniejszym aspektem są ich funkcje. Podstawową jest rejestracja czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także przerw, które pozwalają monitorować czas przeznaczony realnie na obowiązki zawodowe w czasie „dniówki”. Systemy od ewidencji czasu pracy mogą także oferować bardziej rozbudowane funkcje, o których pisaliśmy wcześniej. Warto także zwrócić na możliwość integracji z innymi systemami używanymi w firmie, np. systemami kadrowo-płacowymi. Warto wybrać rozwiązanie, które oferuje szerokie możliwości integracji, jak np. AutoID, które może zintegrować się z każdym rozwiązaniem dla kadr i płac na rynku, w tym: ADP, BPSC, Cogisoft, Comarch, enova 365, Groszek, R2Płatnik, QAD, SAP, Symfonia czy Wapro Gang. Pozwala to szybko i rzetelnie rozliczać należne wypłaty dla pracowników.

Kolejnym z ważnych aspektów jest łatwość użytkowania. Program powinien być prosty w instalacji i konfiguracji, a interfejs użytkownika oraz administratora intuicyjny w obsłudze. Równie ważne podczas porównywania rozwiązań dostępnych na rynku są regularne aktualizacje i wsparcie techniczne — w przypadku AutoID są one dokonywane każdorazowo po zmianach w przepisach prawnych, dzięki czemu kadry mają pewność, że pracownicy pracują zgodnie z obowiązującymi normami i zasadami. W przypadku problemów lub pytań, istotne jest, aby móc skontaktować się z zespołem wsparcia i otrzymać szybką pomoc.

Nie należy także zapominać o stosowanej w oprogramowaniu do rejestracji czasu pracy polityce bezpieczeństwa danych. Najlepsze programy chronią informacje przed nieuprawnionym dostępem i utratą oraz spełniają wszelkie wymogi związane z ochroną danych osobowych.

Dlaczego warto wybrać sprawdzony program do liczenia godzin pracy?

Istnieje wiele powodów, dla których warto wybrać sprawdzone rozwiązanie do ewidencji godzin pracy. Jakie są najczęściej wymieniane przez osoby kupujące oraz użytkujące tego typu oprogramowanie? Jako pierwszy warto wymienić dokładność i oszczędność czasu, zwłaszcza w firmach zatrudniających dużą liczbę pracowników — sprawdzony program zapewnia wiarygodne dane na temat przepracowanych godzin, które usprawnią analizy, planowanie i zarządzanie zadaniami, zarządzanie projektami, a także pozwolą na rzetelne wyliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem m.in. nadgodzin (są dużo dokładniejsze niż papierowe listy czy Excel). Dostęp do danych na temat czasu przepracowanego nad poszczególnymi zadaniami może pomóc w identyfikowaniu obszarów, gdzie konieczne są optymalizacja czasu pracy i zwiększenie wydajności. Warto także pamiętać, że rzetelny program do liczenia godzin pracowników zapewni lepszą kontrolę nad czasem pracy oraz pozwoli na zweryfikowanie spóźnień, wcześniejszych wyjść czy nadużywania przerw w czasie pracy. Bardzo często podkreślane jest także to, że sprawdzone oprogramowanie zapewni wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrony danych.

Warto pamiętać, że dostęp do rzetelnych i wiarygodnych danych na temat czasu pracy może zwiększyć przejrzystość w relacjach między pracownikami a pracodawcą. Nie mniej ważne jest także to, że sprawiedliwe traktowanie wszystkich pracowników jest kluczowe dla budowania zaufania pomiędzy zatrudniającym a zatrudnionymi. Ponadto pracownicy, którzy czują się traktowani fair i mają dostęp do informacji na temat swojego czasu pracy, są bardziej zmotywowani do pracy.