Systemy czasu pracy — przewodnik

Coraz częściej słyszymy, że współczesny rynek pracy stawia przed nami coraz więcej wyzwań. Z jednej strony firmy dążą do optymalizacji procesów i maksymalizacji wydajności, z drugiej zaś pracownicy poszukują elastyczności i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Odpowiedzią na te potrzeby może być tryb pracy dopasowany do rodzaju zadań i stylu życia. Czym jednak jest system czasu pracy? Na jakie formy działania „zgadza się” polski Kodeks pracy? Dlaczego dobór odpowiedniego systemy czasu pracy jest taki ważny?

Spis treści:

Co to jest system czasu pracy?

System czasu pracy to ustalony sposób organizacji czasu przeznaczonego na pracę w ramach danej organizacji lub przedsiębiorstwa. Jest to zbiór zasad i procedur określających, jak rozkłada się czas pracy pracowników w ciągu dnia, tygodnia i w dłuższym okresie rozliczeniowym, kiedy i jak długo pracownicy powinni być obecni w miejscu pracy, jakie są godziny rozpoczęcia i zakończenia działania, kiedy wypadają przerwy w ciągu dnia oraz dni wolne od pracy.
Wybór odpowiedniego systemu czasu pracy ma duże znaczenie dla zarówno pracodawcy, jak i pracowników. Zatrudniający powinien wybrać system, który będzie efektywny i korzystny dla firmy, a jednocześnie zapewniać podwładnym odpowiednie warunki pracy i czas na odpoczynek.

System czasu pracy a Kodeks pracy

Kodeks pracy to jeden z najważniejszych dokumentów określających prawa i obowiązki pracowników oraz pracodawców działających na terenie Rzeczypospolitej. W dokumencie tym poświęcono wiele miejsca zagadnieniom związanym z czasem pracy. Jedna z ważniejszych to wymiar czasu pracy, gdzie określono, że dobowy wymiar czasu pracy nie może przekraczać 8 godzin, a tygodniowy — 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy.

Ponadto Kodeks pracy szczegółowo określa poszczególne systemy pracy:

  • podstawowy,
  • równoważny,
  • przerywany,
  • zadaniowy,
  • w ruchu ciągłym,
  • skróconego tygodnia pracy,
  • weekendowy,
  • zmianowy.
Co ważne, zgodnie z przepisami „na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty”.
Dzięki szeroko opisanym w prawodawstwie systemom czasu pracy zapewniono kompleksową regulację tej ważnej dziedziny prawa pracy, a także ułatwiono pracodawcom i pracownikom zrozumienie obowiązujących zasad czy wprowadzenie ich do regulaminów pracy. Co warto wiedzieć na ich temat?

Rodzaje systemu czasu pracy

Systemy czasu pracy to zagadnienie szerokie i stosunkowo skomplikowane, warto jednak znać ich najważniejsze wyróżniki, by nie pogubić się w gąszczu przepisów.
W przypadku podstawowego systemu czasu pracy mowa o wykonywaniu pracy przez maksymalnie 8 godzin dziennie i średnio 40 godzin tygodniowo w pięciodniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 4 miesiące. Każdego dnia pracownik może mieć jedną przerwę w pracy (15 minut), która wlicza się do czasu pracy. Każdą godzinę pracy powyżej 8 uważa się za nadgodziny. Bardzo często wdrażany jest w biurach czy instytucjach publicznych. Stanowi klasyczny, znany wielu osobom system.

Drugim z często stosowanych rozwiązań jest równoważny system czasu pracy, który charakteryzuje się możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin (w niektórych przypadkach do 16 lub 24 godzin), co pozwala na skrócenie pracy w niektórych dniach lub tygodniach albo dodatkowe dni wolne. Wprowadzany jest w różnego rodzaju pracach, np. w zakładach pracy związanych z produkcją, służbach ratunkowych czy branży hotelarskiej.

W systemie skróconego tygodnia pracy, dopuszczonego przez Kodeks pracy, pracownik wykonuje pracę przez mniej niż 5 dni w tygodniu, przy jednoczesnym przedłużeniu czasu pracy w dobie do maksymalnie 12 godzin. Ten typ działania często stosuje się w branży IT, wśród freelancerów ze względu na elastyczność, którą daje.
Zgodnie z prawem w systemie przerywanego czasu pracy, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy, pracownik wykonuje pracę w ciągu doby w co najmniej dwóch turach świadczeniach pracy, przy czym przerwa między nimi nie może być krótsza niż 5 godzin i nie dłuższa niż 8 godzin. Tego typu system może być wykorzystywany dla: listonoszy, kurierów, pracowników banków, ochrony czy stacji benzynowej.
Ludzie w biurze

W przypadku firm, w których, z przyczyn technologicznych lub innych obiektywnych przesłanek, działanie musi być prowadzone przez całą dobę, pracownicy mogą być zatrudniani systemie pracy w ruchu ciągłym. W tym przypadku pracodawca organizuje pracę w trzyzmianowym systemie, a czas pracy w jednej zmianie może wynosić do 8 godzin. Istnieje jednak możliwość wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin. W ten sposób pracują osoby zatrudnione w: elektrowniach, hutach, szpitalach czy służbach ratunkowych.

Ponadto wśród osób uczących się lub dorabiających do pełnoetatowej pracy popularny jest system pracy weekendowej, w którym pracownik wykonuje pracę wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, maksymalnie przez 12 godzin na dobę. W ten sposób mogą zatrudniać: obiekty noclegowe, restauracje, puby, kina, teatry czy firmy obsługujące imprezy masowe.

We wszystkich wyżej wskazanych przypadkach powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy, która pozwala na wiarygodne zweryfikowanie przepracowanych godzin przez danego pracownika w określonym okresie rozliczeniowym, a co za tym idzie przestrzeganie obowiązującego prawa.
Jednym z ciekawszych systemów, zyskujących teraz na popularności jest zadaniowy system czasu pracy, w którym pracownik nie ma ustalonego czasu pracy. Zamiast tego otrzymuje do wykonania określone zadania, które musi zrealizować w określonym okresie, np. tygodniu czy miesiącu. Ważne jest, aby pracownik osiągał efekty swojej pracy, a nie skupiał się na sztywnym przestrzeganiu godzin pracy. Bardzo często jest wdrażany przez: programistów, tłumaczów, copywriterów czy analityków danych.

Jak ustalić system rozliczania czasu pracy?

Wybór odpowiedniego systemu czasu pracy wymaga analizy wielu czynników. Należy wziąć pod uwagę: specyfikę działalności firmy, charakter wykonywanej pracy, oczekiwania pracowników oraz wymogi prawne. Ważne jest, aby wybrany system był zgodny z przepisami i uwzględniał potrzeby zarówno pracodawcy, jak i pracowników. Najczęściej wdrażane są:

  • system podstawowy,
  • system równoważnego rozkładu czasu pracy,
  • system pracy skróconego dnia pracy (np. dla osób niepełnosprawnych czy zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu).

Co daje wybór odpowiedniego systemu czasu pracy?

Odpowiedni system rozliczania czasu pracy może przynieść wiele korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników. Z punktu widzenia osób zatrudniających, dostosowanie czasu pracy do specyfiki wykonywanych zadań może przełożyć się na lepszą organizację pracy i wzrost produktywności, a elastyczne systemy czasu pracy mogą lepiej odpowiadać potrzebom pracowników, co często skutkuje wyższą motywacją i zaangażowaniem. Warto także zauważyć, że wprowadzenie systemu pracy dopasanego do preferencji i  życia prywatnego może obniżyć poziom zmęczenia i stresu, a co za tym idzie — zmniejszyć absencję pracowników. I choć wymieniony na końcu, ale nie najmniej ważny aspekt to poprawa opinii na temat firmy. Oferowanie elastycznych systemów pracy może budować pozytywny wizerunek firmy jako atrakcyjnego pracodawcy.

Podczas wyboru systemu czasu pracy warto także wziąć pod uwagę korzyści, które odpowiednio przeprowadzony proces daje zatrudnionym. Dla pracowników nie lada atutem jest możliwość dostosowania czasu pracy do własnych potrzeb, co może ułatwić pogodzenie życia zawodowego z życiem rodzinnym i osobistym, zapewnić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, a także zwiększyć satysfakcję z pracy. Dzięki odpowiednio dobranemu trybowi działania zmniejsza się stres i zmęczenie, co może pozytywnie wpływać na zdrowie i samopoczucie pracowników.
Jak można zauważyć wybór odpowiedniego systemu czasu pracy to inwestycja, która może przynieść wymierne korzyści zarówno dla firmy, jak i jej pracowników.