Rynek pracy dynamicznie się zmienia, a wraz z nim ewoluują również modele zatrudnienia. Tradycyjny schemat „osiem godzin dziennie, pięć dni w tygodniu” coraz częściej ustępuje miejsca bardziej elastycznym rozwiązaniom. Jednym z nich jest zadaniowy system czasu pracy, który zyskuje coraz większą popularność zarówno wśród firm, jak i pracowników. Co go wyróżnia, jak go wprowadzić, jakie ma wady i zalety? Na te i wiele innych, równie ważnych pytań, odpowiadamy poniżej.
Spis treści:
Zadaniowy system czasu pracy a Kodeks pracy
Zadaniowy system czasu pracy jest jednym z systemów czasu pracy uregulowanych w polskich przepisach. Polega on na tym, że pracownik rozliczany jest z efektów swojej pracy, czyli z wykonanych zadań, a nie z przepracowanych godzin.
Kodeks pracy określa podstawowe zasady jego funkcjonowania. Zgodnie z art. 140: „W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129”. Oznacza to, że czas pracy pracownika nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym (ten system może być także wprowadzony na pół etatu, co oznacza, że średnio czas pracy w okresie rozliczeniowym nie przekracza 4 godzin na dobę przy zachowaniu przeciętnego 5-dniowego tygodnia pracy).
Wystąpić mogą tu nadgodziny, tak jak w tradycyjnym systemie, jednak ich rozliczanie może być nieco bardziej skomplikowane, ponieważ nie ewidencjonuje się godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Nadal obowiązują przepisy dotyczące przerw w pracy, urlopów i innych świadczeń pracowniczych.
Dla kogo jest zadaniowy czas pracy
Ten typ pracy może być dobrym rozwiązaniem dla wielu grup zawodowych, ale szczególnie sprawdza się w przypadku:
- osób, które wykonują swoje obowiązki poza miejscem pracy, np. przedstawiciele handlowi, serwisanci, kurierzy,
- osób wykonujących pracę kreatywną, koncepcyjną, która wymaga dużej koncentracji i niezależnego myślenia, np. programiści, graficy, pisarze,
- wykwalifikowanych specjalistów, którzy posiadają dużą autonomię w wykonywaniu swoich obowiązków, np. lekarze, prawnicy, księgowi,
- osób, dla których ważna jest równowaga między życiem zawodowym a prywatnym,
- zmiennego zapotrzebowania na pracowników w firmie.
Przed jego wprowadzeniem, ważne jest, aby dokładnie przeanalizować specyfikę pracy oraz potrzeby zarówno pracowników, jak i pracodawcy.
Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy
Warto wiedzieć, że wprowadzenie trybu działania opartego na zadaniach w firmie nie jest prostym procesem. Wymaga szerokich analiz i przygotowania, aby jego wdrożenie było maksymalnie efektywne oraz wygodne dla pracowników. Bardzo ważne jest, aby na początkowym etapie przeanalizować specyfikę pracy w firmie. Należy określić, jakie stanowiska pracy i rodzaje zadań nadają się do objęcia tym systemem. Trzeba także ocenić umiejętności oraz potrzeby pracowników. Czy są gotowi na większą elastyczność i odpowiedzialność? Czy posiadają odpowiednie umiejętności i samodyscyplinę? Należy także upewnić się, że jego wprowadzenie będzie zgodne z Kodeksem pracy i innymi obowiązującymi przepisami.
Jeżeli na podstawie analizy okaże się, że jest odpowiedni dla instytucji, należy opracować nowy regulamin pracy, w którym zawarte będą informacje o nowym trybie działania, takie jak:
- zasady ustalania i rozliczania zadań,
- sposób kontroli wykonania zadań,
- zasady wynagradzania za pracę,
- obowiązki pracodawcy i pracownika.
Podczas tworzenia dokumentacji wsparciem może okazać się prawnik lub ekspert ds. zatrudnienia.
W wielu zakładach pracy konieczne jest także opracowanie wzorów kart zadań, które będą wypełniane przez pracowników. Powinny zawierać m.in.: opis zadania, termin wykonania oraz szacowany czas wykonania.
Co ważne, wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy w firmie nie wymaga aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia przekazanej pracownikowi. Wynika to z faktu, że nie modyfikuje on podstawowych warunków zatrudnienia. W związku z tym może być łatwo wdrożony nie tylko na początku współpracy, ale także w czasie trwania umowy o pracę czy innej umowy cywilnoprawnej.
Następnie należy zorganizować spotkanie z pracownikami, na którym omówione zostaną zasady funkcjonowania tego trybu działania. Dobrze jest także przeprowadzić szkolenie dla pracowników, w czasie którego wyjaśnione będzie, jak mają wykonywać zadania i wypełniać karty.
Rozpoczęcie stosowania nowego systemu pracy powinno odbyć się w ustalonym wcześniej terminie. Jego funkcjonowanie należy stale monitorować i wprowadzać niezbędne zmiany w razie potrzeby.
Jak określić zadania w zadaniowym systemie czasu pracy?
Warto pamiętać, że określenie zadań jest kluczowe dla efektywnego funkcjonowania firmy i pracowników. Muszą być jasno określone, mierzalne i osiągalne. Na początku procesu należy określić cele, które mają być osiągnięte dzięki temu systemowi pracy. Czy chcesz zwiększyć efektywność pracy? Poprawić jakość obsługi klienta? Zmniejszyć koszty?
Następnie cele należy rozbić na mniejsze, konkretne zadania, które będą mierzalne. Warto określić je w ujęciu okresu rozliczeniowego i ustalić z pracownikiem czas niezbędny na wykonanie danego polecenia. Nieco trudniejsze jest zastosowanie w przypadkach pracy koncepcyjnej tego punktu, jednakże nie jest to niemożliwe. Wyznaczony czas powinien być realistyczny i uwzględniać złożoność polecenia oraz umiejętności pracownika. Zlecenia powinny być również osiągalne, czyli takie, które pracownik może wykonać w określonym czasie przy użyciu dostępnych mu zasobów. Każde zadanie musi być do konkretnej osoby, która jest odpowiedzialna za jego realizację. Pracownik musi mieć odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie oraz wszystkie niezbędne zasoby do jego wykonania, np. narzędzia, materiały, dostęp do informacji. Warto zaangażować pracowników w proces ustalenia obowiązków. Ich opinia i sugestie mogą być bardzo cenne.
Niezwykle ważnym procesem jest także regularne monitorowanie postępów w realizacji, czyli ocena czy polecenia są wykonywane w wyznaczonym czasie i zgodnie z oczekiwaniami. W razie potrzeby warto wprowadzać zmiany w sposobie realizacji trybu pracy. Trzeba jednak pamiętać, że wprowadzenie tego systemu to proces, który wymaga sporo czasu i zaangażowania.
Jak rozliczać zadaniowy czas pracy?
Rozliczanie zadaniowego czasu pracy różni się od tradycyjnego monitoringu czasu pracy. Zwalnia pracodawcę z obowiązku rejestrowania szczegółów dotyczących czasu przebywania w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Oznacza to, że nie musi on śledzić, ile godzin pracownik przepracował w danym dniu, o której godzinie rozpoczął i zakończył pracę. Wymagane jest jednak ewidencjonowanie zwolnień i nieobecności pracownika w pracy oraz dni, w których wykonywał swoje obowiązki. Głównym celem dokumentowania działania jest monitorowanie postępów w realizacji zadań i potwierdzanie ich wykonania.
Po zakończeniu okresu rozliczeniowego warto przeprowadzić ocenę pracownika. Pod uwagę można wziąć następujące kwestie:
- czy wszystkie zadania zostały wykonane,
- czy zostały wykonane w wyznaczonym czasie,
- czy ich jakość jest zadowalająca.
Na podstawie oceny wykonania zadań pracownikowi wypłacane jest wynagrodzenie. Może być stałe lub uzależnione od liczby wykonanych poleceń albo ich wartości.
Dla celów kontrolnych warto prowadzić dokumentację związaną z działaniem pracowników. Zawierać może m.in.: opis działania, czas wykonywania oraz ocenę, a także wynagrodzenie.
Wady i zalety zadaniowego czasu pracy
Ten tryb pracy to alternatywa dla tradycyjnego rozliczania godzin pracy, który ma nie tylko zalety, ale i pewne wady — należy je wziąć pod uwagę podczas próby wdrożenia tego rozwiązania w firmie.
Jakie są największe plusy takiego trybu działania? Przede wszystkim wyróżnia go większa elastyczność dla pracownika. Może samodzielnie zaplanować swój czas pracy i dostosować go do swoich potrzeb i preferencji, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm. W wielu przypadkach prowadzi to do lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, ponieważ w przypadku nadmiaru pracy pracownicy mogą pracować dłużej, a przy mniejszej obowiązków krócej. Ten tryb może także zwiększyć efektywność pracy. Pracownicy nie skupiają się na przepracowaniu określonej liczby godzin, ale na osiąganiu wyznaczonych celów. Warto także podkreślić, że w tym systemie pracy firma może łatwiej dopasować czas pracy do swoich potrzeb. Ponadto osoby, które są rozliczane z efektów swojej pracy, są bardziej zmotywowani do jej wykonywania. Wiedzą, że im więcej zadań wykonają, tym więcej zarobią.
A co z minusami zadaniowego działania w organizacji? Warto wiedzieć, że w niektórych przypadkach trudno jest zmierzyć efekty pracy pracownika. Może to prowadzić do nieporozumień między zatrudnionym a pracodawcą. Trzeba także pamiętać, że aby działał sprawnie, zadania muszą być jasno określone i mierzalne, nie można nadmiernie przeciążać pracowników, aby nie czuli się przyłączeni i wykorzystywani. Ponadto trzeba pamiętać, że pracownicy, którzy nie mają samodyscypliny i umiejętności samodzielnego organizowania pracy, mogą nie podołać działaniu w tym trybie bez wsparcia przełożonego.
