Harmonogram czasu pracy. Jak układać grafik czasu pracy?

Tworzenie grafików czasu pracy może stanowić wyzwanie, zwłaszcza dla firm, które działają w różnych systemach pracy, takich jak praca zmianowa czy elastyczne godziny pracy. W obliczu rotacji pracowników, urlopów, chorób oraz przepisów prawa pracy, odpowiednie zaplanowanie harmonogramu jest niezbędne, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa i przestrzeganie prawa.

Table of Contents

Co to jest harmonogram czasu pracy?

Harmonogram czasu pracy, zwany także grafikiem, to dokument precyzujący dni i godziny pracy pracownika, uwzględniający czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także przerwy. Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek sporządzenia indywidualnego harmonogramu dla każdego pracownika, uwzględniając maksymalny wymiar czasu pracy, przerwy oraz dni wolne. Odpowiednio zaplanowany grafik zwiększa efektywność pracy, poprawia komunikację w zespole, a także pozwala na łatwe przestrzeganie przepisów prawa pracy, co chroni obie strony przed ewentualnymi sporami.

Co powinien zawierać harmonogram czasu pracy?

Aby harmonogram godzin pracy był zgodny z prawem i jasny dla pracownika, powinien zawierać następujące informacje:
  • imiona i nazwiska pracowników,
  • godziny pracy — dokładna godzina rozpoczęcia i zakończenia każdej zmiany,
  • wykaz dni roboczych oraz wolnych od pracy,
  • wymiar czasu pracy,
  • przerwy,
  • system czasu pracy,
  • okres rozliczeniowy.
Dodatkowo, grafik może obejmować dni świąteczne, planowane urlopy oraz informacje o nadgodzinach i sposobie ich rozliczania. Ważne jest, aby harmonogram był przekazywany pracownikowi z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiając mu zapoznanie się z nim przed rozpoczęciem pracy, co jest zgodne z wymogami prawa pracy.

Kto tworzy grafik czasu pracy dla pracowników?

Grafik czasu pracy tworzy pracodawca lub osoba przez niego upoważniona. Często to właśnie bezpośredni kierownicy tworzą harmonogramy dla swoich podwładnych, biorąc pod uwagę specyfikę pracy oraz potrzeby zespołu. W większych firmach, gdzie zarządzanie czasem pracy jest bardziej skomplikowane, tworzeniem grafików zajmuje się specjalny dział, np. kadr i płac.
Co ważne, mimo że to pracodawca tworzy grafik, pracownicy mają prawo zgłaszać swoje uwagi i prośby dotyczące rozkładu czasu pracy. Przełożony jest zobowiązany rozważyć te prośby, o ile nie kolidują one z prawidłowym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.

Jak tworzyć dobry grafik czasu pracy?

Dobrze skonstruowany grafik czasu pracy to klucz do efektywnego zarządzania zespołem i zapewnienia satysfakcji pracowników. Jakie są najważniejsze zasady podczas jego tworzenia?

1. Zrozum potrzeby pracowników

Prowadź rozmowy z pracownikami, aby dowiedzieć się o ich preferencjach dotyczących godzin pracy, dostępności i innych czynnikach, które mogą wpływać na ich wydajność.

2. Uwzględnij wymagania firmy

Grafik musi zapewniać odpowiednie obsadzenie stanowisk w różnych godzinach, zgodnie z wymaganiami operacyjnymi firmy.

3. Zastosuj odpowiedni system czasu pracy

Wybór odpowiedniego systemu (np. praca zmianowa, system skróconego tygodnia pracy pozwala lepiej dostosować harmonogram do specyfiki działalności.

4. Równowaga pracy

Staraj się rozłożyć obciążenie pracą równomiernie między pracowników, unikając zbyt długich zmian czy nadmiernej liczby godzin nadliczbowych.

5. Bądź elastyczny

Bądź gotowy na wprowadzanie zmian w grafiku w razie potrzeby, np. w przypadku nagłych sytuacji lub zmian w organizacji pracy.

6. Wykorzystaj technologie

Skorzystaj z narzędzi informatycznych, które ułatwią tworzenie, zarządzanie i udostępnianie grafików.

Przy tworzeniu grafiku należy zawsze pamiętać o przepisach prawa pracy, które określają wymiar czasu pracy, czyli maksymalną liczbę godzin, które pracownik może przepracować, przerwy oraz dni wolne.

Kiedy grafik obecności nie jest wymagany?

Harmonogramy czasu pracy, choć niezwykle przydatne, nie zawsze są niezbędne. Przede wszystkim jeśli wszyscy pracownicy pracują w tych samych godzinach od poniedziałku do piątku, szczegółowy grafik może nie być konieczny. Warto jednak pamiętać, że wymagane jest bieżące prowadzenie ewidencji przepracowanych godzin. Dodatkowo w przypadku całkowicie zdalnej pracy, gdzie pracownicy sami ustalają swoje godziny pracy, formalny grafik może być zbędny. Warto jednak rozważyć ustalenie terminów spotkań i deadline’ów.

Narzędzia do weryfikacji grafiku obecności

Narzędzia do weryfikacji grafiku obecności to niezwykle przydatne rozwiązania wspierające efektywne zarządzanie czasem pracy w firmach. Dzięki systemom takim jak Ewidencja i Rejestracja Czasu Pracy od AutoID, możliwa jest bieżąca kontrola nad obecnością pracowników, rejestrowanie godzin pracy oraz automatyczne tworzenie raportów. Integracja z systemami kadrowo-płacowymi oraz ERP pozwala na precyzyjne tworzenie harmonogramów, monitorowanie absencji i nadgodzin oraz raportowanie wyników​ pracy i sprawne wyliczanie wynagrodzeń za przepracowane godziny.
Systemy AutoID wspierają także proces planowania grafików pracy, uwzględniając absencje, limity urlopowe i inne zmienne, co pozwala na elastyczne dopasowanie harmonogramu do potrzeb przedsiębiorstwa. Pracownicy mają możliwość samodzielnego przeglądania grafików w panelu i zgłaszania nieobecności dzięki Portalowi Pracownika, co zwiększa efektywność zarządzania i komunikacji wewnątrz firmy​.