Jak rozliczać czas pracy pracowników?

Czas pracy pracowników to jeden z najważniejszych aspektów zarządzania zasobami ludzkimi. Od tego, jak prowadzone jest rozliczanie pracowników, zależy zarówno sprawiedliwość wynagrodzeń, jak i efektywność pracy. Podpowiadamy, jak ułatwić sobie rozliczanie godzin pracy podwładnych, by proces ten był nie tylko realizowany sprawniej, ale i mniej podatny na błędy!

Rozliczenie godzin pracy – podstawowe pojęcia

Rozliczanie czasu pracy stanowi fundamentalny obowiązek każdego pracodawcy, mający kluczowe znaczenie zarówno dla prawidłowego funkcjonowania firmy, jak i przestrzegania praw pracowniczych. Na samym początku, jako wprowadzenie do tematu, skupmy się na podstawowych pojęciach związanych z rozliczaniem czasu pracy, definiując kluczowe terminy, tak aby mieć pewność, że temat będzie klarowny.
Jednym z ważniejszych zagadnień w tym zakresie jest czas pracy, czyli okres, w którym pracownik jest zatrudniony i wykonuje swoje obowiązki zawodowe. Wtedy jest on dostępny w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, wykazuje aktywność zawodową i podlega nadzorowi pracodawcy. Długość czasu pracy może być określona w umowie o pracę, regulaminie pracy, przepisach prawa pracy lub wynikać z obowiązujących standardów dla danej branży bądź zawodu. Jego przeciwieństwem jest czas wolny od pracy, czyli okres, w którym podwładny nie jest zobowiązany do wykonywania swoich obowiązków zawodowych oraz nie przebywa na dyżurze. Wtedy ma on możliwość odpoczynku, relaksu, realizacji zainteresowań osobistych czy spędzenia czasu z rodziną i przyjaciółmi.
Kolejnym ważnym pojęciem jest norma czasu pracy, czyli ustalony standard określający, ile czasu pracownik powinien spędzać na wykonywaniu swoich obowiązków zawodowych w określonym okresie. W Polsce wynosi ona 8 godzin na dobę i 40 godzin w tygodniu. Oznacza to, że pracownik nie może pracować dłużej niż 8 godzin dziennie, a w ciągu tygodnia czas jego działania zawodowego nie może przekroczyć 40 godzin. Od tej reguły istnieje jednak kilka wyjątków. Co ważne, zasada ta określana jest przez Kodeks pracy, w związku z czym dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
Warto także zwrócić uwagę na pojęcie „wymiar czasu pracy”, które odnosi się do określonej ilości czasu, jaką pracownik jest obowiązany przepracować w określonym okresie, najczęściej w tygodniu lub miesiącu. Jest to konkretna liczba godzin pracy, które pracownik jest zobowiązany spełnić zgodnie z umową o pracę, przepisami prawa pracy lub regulaminem pracy w danym zakładzie.
Omawiając rozliczanie czasu pracy pracownika, nie mniej ważna jest znajomość określenia „okres rozliczeniowy”. Jest to czas, w którym są rejestrowane i sumowane godziny przepracowane przez pracownika w celu określenia łącznego czasu pracy. W jego ramach pracodawca gromadzi informacje dotyczące czasu pracy pracownika, aby obliczyć wynagrodzenie, uregulować czas pracy ponad normę, wypłacić dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych lub dokonać ewentualnych korekt.

Na czym polega rozliczanie czasu pracy?

Rozliczanie czasu pracy to proces ustalania, ile godzin pracy pracownik faktycznie przepracował w danym okresie rozliczeniowym. Składa się z następujących kroków:
  1. ustalenie wymiaru czasu pracy pracownika,
  2. ewidencjonowanie czasu pracy,
  3. obliczenie liczby przepracowanych godzin,
  4. rozliczenie czasu pracy, które powinno zawierać informacje o ilości przepracowanych godzin, godzinach pracy nadliczbowej, a także należnych pracownikowi rekompensatach za pracę w godzinach nadliczbowych.
Rozliczanie czasu pracy pracownika powinno być dokonywane w terminach określonych w przepisach prawa pracy. W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powinno być dokonywane nie później niż w ciągu 7 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego. W przypadku innego stosunku zatrudnienia kwestię tę określać może np. regulamin pracy.
Rozliczenie czasu pracy jest ważne z kilku powodów. Po pierwsze, pozwala na ustalenie, czy pracownik przepracował wymagany wymiar czasu pracy, a także wyliczenie należnego mu wynagrodzenia. Po drugie, umożliwia określenie, czy pracownikowi przysługują rekompensaty za pracę nadliczbową. Po trzecie, pozwala na kontrolę przestrzegania przepisów prawa pracy dotyczących czasu pracy.

Kto rozlicza czas pracy pracownika?

Zgodnie z przepisami prawa pracy, rozliczanie godzin pracy jest obowiązkiem pracodawcy, który jest odpowiedzialny za ustalenie wymiaru czasu pracy pracownika, prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy pracowników, obliczanie liczby przepracowanych godzin oraz dokonywanie rozliczenia czasu pracy pracownika.
Pracodawca może powierzyć zadanie rozliczenia czasu pracy pracownika innej osobie, np. pracownikowi działu kadr lub księgowości. Jednakże, w takiej sytuacji pracodawca nadal ponosi odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie czasu pracy.
Gdy pracownicy zatrudnieni są w zadaniowym trybie, ewidencjonowanie czasu pracy nie jest wymagane, to pracodawca powinien ocenić, czy podwładny wykonał zadanie w adekwatnym do jego trudności i czasochłonności czasie.
Aby usprawnić rozliczanie pracowników, warto pamiętać o 3 kluczowych zasadach:
  1. pracodawca powinien ustalić jasne i czytelne zasady rozliczania czasu pracy;
  2. pracodawca powinien zapewnić pracownikom odpowiednie narzędzia do ewidencjonowania czasu pracy;
  3. pracodawca (lub wyznaczone przez niego osoby) powinien regularnie kontrolować ewidencję czasu pracy pracowników.
W przypadku wątpliwości dotyczących rozliczania czasu pracy, pracodawca może skorzystać z pomocy specjalisty prawa pracy lub do spraw obsługi kadrowo-płacowej.

Elektroniczne rozliczanie czasu pracy – jak to działa?

W dzisiejszych czasach elektroniczne rozliczanie czasu pracy stało się nieodłącznym narzędziem wspierającym działania w zakresie monitorowania przepracowanych przez podwładnych godzin. Oprogramowanie do rejestracji czasu pracy to innowacyjne rozwiązanie, które umożliwia precyzyjne monitorowanie aktywności pracowników poprzez rejestrację godzin przepracowanych, przerw, czy też czasu spędzonego nad konkretnymi zadaniami. Rozpoczęcie i zakończenie pracy może być autoryzowane za pomocą różnych metod, takich jak: karty RFID, kody QR lub PIN-y, aplikacje mobilne czy systemy biometrii — sposoby można dopasować do potrzeb przedsiębiorstwa, tak aby wdrożenie elektronicznego rozliczania czasu pracy nie utrudniało działania personelu. Bardzo ważne jest, aby rozliczanie godzin pracy było intuicyjne i proste. Wykorzystywane programowanie powinno uwzględniać różnorodne systemy czasu pracy, ze stałymi godzinami, jak i gdy obowiązują różne godziny rozpoczynania pracy. Zgodność oprogramowania do ewidencji godzin pracy z jej typem bądź organizacją jest kluczem. W związku z tym ważne jest, aby program był elastyczny i modyfikowalny, co ułatwia naliczanie godzin pracy.
Niezwykle ważna w aspekcie elektronicznego rozliczania czasu pracy jest możliwość integracji oprogramowania do naliczania godzin pracy z programem używanym w księgowości. Pozwala to na automatyczne przesyłanie danych o czasie pracy pracowników do systemu kadrowo-płacowego. Dzięki temu proces rozliczania czasu pracy jest znacznie ułatwiony i usprawniony. Istnieje kilka sposobów na integrację tych dwóch systemów. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest integracja dwukierunkowa. W tym przypadku dane o czasie pracy pracowników są automatycznie przesyłane z systemu rejestracji czasu pracy do programu kadrowo-płacowego, a także w odwrotnym kierunku. Dzięki temu możliwe jest m.in.:
  • automatyczne naliczanie wynagrodzeń,
  • rozliczanie nadgodzin,
  • kontrola nad zgodnością czasu pracy pracowników z przepisami prawa.
Elektroniczne rozliczanie czasu pracy pozwala menedżerom i pracownikom HR na uzyskanie kompleksowego obrazu czasu przeznaczonego na różne projekty oraz efektywniejsze planowanie zasobów ludzkich. Ponadto takie narzędzie nie tylko ułatwia zarządzanie czasem pracy, ale także zapewnia transparentność oraz eliminuje błędy związane z ręcznym rejestrowaniem godzin, co jest kluczowe przy rozliczaniu wynagrodzeń pracowników. Coraz częściej, oprogramowanie do rejestrowania czasu pracy staje się niezastąpionym elementem w procesie zarządzania zasobami ludzkimi, przyczyniając się do wydajniejszego funkcjonowania firmy. Jak można zauważyć, elektroniczna ewidencja czasu pracy jest istotnym narzędziem, które może ułatwić i usprawnić rozliczanie czasu pracy pracowników, a inwestycja w system stanowi mądre posunięcie w rozwoju firmy.